Wie Vossloh mit über 350 Agenten die KI-Adoption voranbringt und Arbeitsprozesse optimiert

Die Herausforderung: Ein sicherer und individueller Zugang zu KI für über 5.500 Mitarbeitende

Vossloh ist ein international tätiges Unternehmen aus Werdohl im Sauerland und ein führendes Unternehmen in der Bahninfrastruktur. Seit der Gründung 1888 hat sich Vossloh zu einem Konzern mit über 5.500 Mitarbeitenden und Standorten auf der ganzen Welt entwickelt, dessen Schienenbefestigungen, Schwellen und Weichensysteme global zum Einsatz kommen.

Etwa die Hälfte der Belegschaft ist in den Konstruktions- und Verwaltungsbüros tätig. Dort kam mit steigendem Wachstum des Unternehmens der Bedarf nach effizienteren Arbeitsprozessen auf. Vossloh erkannte bereits 2023 das Potenzial von künstlicher Intelligenz, weshalb besonders im Management und der Belegschaft das Interesse wuchs, eine KI-Lösung in die internen Prozesse zu integrieren. Besonders wichtig war dabei, dass höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gewährleistet werden können, während die Technologie gleichzeitig allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollte. So könnten tägliche Arbeitsprozesse im Büroalltag unabhängig von Abteilung und Anwendungsbereich optimiert werden.

Bekannte KI-Tools wie ChatGPT, Gemini oder CoPilot schienen zunächst naheliegend. Für Vossloh gab es aber mehrere Gründe, sich gegen eine solche Lösung zu entscheiden. Viele dieser Plattformen erfüllten die Anforderungen an Datenschutz, Compliance und den sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten nicht ausreichend. Zudem sind sie aufgrund der breiten Aufstellung oft weniger auf unternehmensspezifische Anwendungsfälle ausgelegt, z.B. das Anlegen großer Wissensdatenbanken oder die Integrationen in Vosslohs existierende Datenspeicherorte.

Vor allem aber sind die bekannten KI-Tools für Mitarbeitende, die wenig Erfahrung mit Künstlicher Intelligenz haben, zunächst einmal abstrakt. Kein klarer Unternehmensbezug und das Risiko, dass unternehmensinterne Daten in falsche Hände geraten – das schafft wenig Vertrauen und Identifikation mit einer KI-Plattform in der Belegschaft. Für eine breite und erfolgreiche KI-Adoption war daher eine Lösung gefragt, die hohen Sicherheitsanforderungen mit konkreten Anwendungsfällen im Unternehmen und Identifikation verbindet, damit möglichst viele Mitarbeitende Vertrauen aufbauen und die Plattform gerne und freiwillig nutzen.

Die Lösung: Ein persönlicher Chatbot mit Firmenbezug, auf die Use Cases des Unternehmens abgestimmt

Aus diesen spezifischen Anforderungen an eine KI-Lösung entstand die Entwicklungspartnerschaft mit synsugar. Gemeinsam entwickelten wir in einem mehrstufigen Prozess den EdChat, eine sichere KI-Plattform, die DSGVO-Konformität, leistungsstarke LLMs, eine intuitive Oberfläche und die Umsetzung individueller Use Cases vereint. Im Sommer 2024 wurde der EdChat, Vosslohs persönliche KI-Plattform, im gesamten Unternehmen ausgerollt.

Ein besonderes Merkmal ist dabei die Personalisierung und Namensgebung der Plattform: Der EdChat ist benannt nach dem Firmengründer Eduard Vossloh. Darin können Mitarbeitende mit einem Avatar des 1899 verstorbenen Gründers chatten. Es handelt sich aber nicht nur um einen einfachen Chatbot, in dem Mitarbeitende eigene Agenten entwickeln und ihre Routineaufgaben automatisieren können. Der EdChat ist auch eine sichere Arbeitsumgebung, der das Unternehmen kennt. Darin sind zentrale Wissensdatenbanken aufgebaut, die sich aus den Unternehmensdaten speisen und in denen viele grundlegende Informationen zum Unternehmen selbst, Vosslohs Produkten und Geschäftseinheiten hinterlegt sind. So erhält der EdChat zu jedem Zeitpunkt ausreichend relevanten Kontext, um Aufgaben und Fragen der Mitarbeitenden fundiert und zielgerichtet zu beantworten. Auch das zentral verwaltete Glossar, in dem Vossloh-spezifische Begriffe gesammelt und definiert werden, sorgt dafür, dass der EdChat im eigenen Jargon spricht und genau weiß, was mit einzelnen Wörtern gemeint ist.

Das Branding in Firmenfarben und die Antworten der KI aus der Perspektive des Firmengründers in der firmeneigenen Sprache waren darüber hinaus psychologisch entscheidend für den Erfolg und die Adoption der Plattform bei den Mitarbeitenden: Sie signalisieren: “Ed ist Teil unseres Unternehmens, es ist unsere KI.” Die personalisierte Erscheinungsform einer KI-Umgebung, die der Plattform ein Gesicht, einen Namen und einen persönlichen Bezug zur Firma verleiht, ermöglicht nicht zuletzt auch die erfolgreiche Adoption in weiten Teilen des Unternehmens. Mitarbeitende können schnell Vertrauen zu ihrem individuellen Tool aufbauen, während die unternehmensübergreifende Nutzung vorangetrieben und Hemmschwellen abgebaut werden.

Die Ergebnisse: Wie lässt sich der Erfolg des EdChats quantifizieren?

Seitdem der EdChat bei Vossloh ausgerollt wurde, steigt die Adoption stetig an. Mitarbeitende konnten sofort messbare Zeitersparnisse und Effizienzsteigerungen in ihrer täglichen Arbeit feststellen und durch die sukzessive Weiterentwicklung des EdChats je nach Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeitenden bei Vossloh amortisieren sich die Betriebskosten von Anfang an jeden Monat. Dies ist nicht zuletzt auf eine hohe Adoptionsquote und die Neugier vieler Mitarbeitender zurückzuführen, die in vielen Routinetätigkeiten mittlerweile Unterstützung durch einen Agenten oder einen Workflow im EdChat erhalten haben.

Eine hohe Adoptionsrate stand bereits vor der Einführung des EdChats als Priorität für Vossloh fest. Daher setzen Vossloh und synsugar von Anfang an auf einen ganzheitlichen Ansatz, der den Mitarbeitenden bei Vossloh auf unterschiedliche Art und Weise das Potential des EdChats näher bringt. Vierteljährlich gibt es größere Q & A-Sessions gemeinsam mit synsugar, in denen die Mitarbeitenden bei Vossloh die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und Wünsche zu äußern und sich so selbst in die Gestaltung des EdChats einzubringen. Im gemeinsamen Teams-Channel gibt es ebenfalls eine große Community eifriger EdChat-Nutzer, die dort untereinander und mit synsugar ins Gespräch kommen können. Regelmäßige Prompting Trainings sollen außerdem mehr Sicherheit im Umgang mit Künstlicher Intelligenz schaffen und die Mitarbeitenden befähigen, die Möglichkeiten und Grenzen von KI immer besser zu kennen und für sich zu nutzen.

Im EdChat haben die Nutzer außerdem die Möglichkeit, auf viele verschiedene LLMs bekannter Provider (z.B. Claude, OpenAI oder Google) zuzugreifen und diese für ihre Aufgaben in einem geschützten Rahmen zu nutzen. Die Bereitstellung aktuellster Modelle, wie beispielsweise Opus 5 oder GPT-5.6 Sol, lässt die Adoption ebenfalls weiter zunehmen.

Entwicklung der KI-Adoption in den letzten 12 Monaten

Innerhalb von zwei Jahren hat sich der EdChat zur zentralen KI-Plattform bei Vossloh entwickelt, die tief in die bestehende Infrastruktur integriert und aus den Arbeitsprozessen der Mitarbeitenden gar nicht mehr wegzudenken ist. So nutzen zum aktuellen Zeitpunkt etwa 50% der potentiellen Nutzer den EdChat, um wöchentlich mehrere tausend Anfragen mithilfe von über 350 selbst angelegten Agenten zu verarbeiten – Tendenz steigend. Besonders die für das verpflichtende ESG Reporting nötige Verwandlung unstrukturierter Daten auf pdfs und anderen Dokumenten in strukturierte Daten, die automatisiert mithilfe von Sheets gelöst werden kann, spart den Verantwortlichen wöchentlich viele wertvolle Stunden. Auch der integrierte Vossloh Translator sorgt dafür, dass die Überwindung von Sprachbarrieren oder die Übersetzung Vossloh-spezifischen Vokabulars kein Problem mehr darstellt.

"Wir brauchten keine weitere Bastel-Lösung, sondern einen Partner, der unsere Sicherheitsbedenken ernst nimmt und trotzdem die Geschwindigkeit eines Startups mitbringt. synsugar hat unsere IT-Roadmap nicht blockiert, sondern beschleunigt." — Alexandra Feix, Managerin Data & AI, Vossloh AG

Unternehmensinterne KI soll mehr sein, als ein nettes Spielzeug für das Management? Buche Dir eine kostenlose und unverbindliche Demo und erfahre, wie jede:r im Team Begeisterung für KI entwickelt.