In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist effektives Wissensmanagement entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Viele Unternehmen verlieren jedoch wertvolles Wissen durch Mitarbeiterwechsel und verschwenden Stunden mit der Suche nach Informationen. Kann Künstliche Intelligenz dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern?
Klartext: was kostet ineffizientes Wissensmanagement?
Laut einer Studie entstehen Unternehmen Kosten von durchschnittlich 15.000 € pro Jahr und Mitarbeiter durch ineffizientes Wissensmanagement. Es kann also schnell sehr teuer werden, wenn Informationen nicht effektiv verwaltet werden (Quelle: hbr_article).
Diese Zahlen lassen sich aus dem durchschnittlichen Produktivitätsverlust kalkulieren, der durch fehlende oder schwer auffindbare und dezentral organisierte Informationen entsteht. Schätzungen zufolge verbringen Mitarbeiter circa 20% ihrer Arbeitszeit mit der reinen Suche nach Informationen, was nicht nur frustriert, sondern auch maßgeblich die Produktivität eines Teams beeinflusst (Quelle: apqc_survey, bloomfire_productivity_loss).
Zudem zeigen Untersuchungen, dass 30-40 % des kritischen Wissens verloren gehen, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen (Quelle: checkpoint_elearning_study). Ihre Nachfolger müssen sich dieses verlorene Wissen über lange Zeit selbst aneignen, was es ihnen unmöglich macht, ihre Vorgänger schnellstmöglich in ähnlichem Umfang ersetzen zu können.
Die Konsequenz? All diese Faktoren kosten Unternehmen jährlich hohe Beträge. Um konkurrenzfähig zu bleiben wird es zunehmend wichtiger, Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Ein gut organisiertes Wissensmanagement bildet eine einfache, aber sehr machtvolle Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen.
Die Rolle von KI im Wissensmanagement
Viele Unternehmen sind offen gegenüber den Möglichkeiten von KI-Nutzung am Arbeitsplatz eingestellt. Acht von zehn Unternehmen sind sich laut bitkom heute sicher, dass KI die wichtigste Zukunftstechnologie ist.
Trotzdem gibt es noch viele Herausforderungen in Unternehmen, Künstliche Intelligenz tatsächlich gewinnbringend zu nutzen, besonders im Bereich des Wissensmanagements. 71 % der Teams sind aktuell überzeugt, dass sie das Potenzial von KI noch nicht vollständig nutzen, während 96 % der Führungskräfte sich noch unsicher sind, wie sie die Effektivität der KI-Nutzung in ihren Teams fördern können (Quelle: atlassian_state_of_teams).
Was können wir also daraus schlussfolgern? Grundsätzlich scheinen Unternehmen KI bereits in Teilen zu nutzen und sind offen gegenüber der Technologie eingestellt. In vielen Fällen scheitert es aktuell noch an einer Umsetzung, von deren Mehrwert die Mitarbeitenden tatsächlich überzeugt sind. Auch wenn das Potential von KI schon weitgehend erkannt wurde, ist das Wissen darüber, wie genau man es im individuellen Anwendungsfall eines Unternehmens nutzen kann, noch ausbaufähig. Besonders im Wissensmanagement liegen viele bisher noch ungenutzte Chancen, finanzielle und zeitliche Ressourcen einzusparen.
Genau hier setzt synsugar mit der AI Suite an. Die Plattform strukturiert Unternehmenswissen KI-gestützt, macht es durchsuchbar und schenkt Unternehmen jede Woche sieben bis acht Stunden Zeit pro Mitarbeiter zurück, die sonst mit der aufwendigen Informationssuche verloren geht. So können Unternehmen Wissensmanagement neu definieren und ihre Effizienz erheblich steigern.
Vorteile der synsugar AI Suite im Wissensmanagement
Mit der Nutzung der AI Suite für unternehmensinternes Wissensmanagement gehen viele Vorteile einher, die sich positiv auf die Produktivität und Effizienz der individuellen Nutzer und somit des gesamten Unternehmens auswirken.
Durch die Reduktion von Suchzeiten werden Mitarbeiter wesentlich schneller zu dem für sie relevanten Wissen befähigt, als durch eine manuelle Suche möglich wäre. Dieser vereinfachte und effizientere Zugang zu den entscheidenden Unternehmensdaten in Kombination mit der Nutzung von KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben reduziert den Workload, der durch diese bürokratischen Routineaufgaben entsteht und schafft mehr Zeit für wertstiftende Tätigkeiten.
Aber nicht nur internes Wissen kann in der AI Suite genutzt werden - durch zahlreiche Integrationsmöglichkeiten wie SharePoint, Confluence oder Notion und Zugriff auf das Internet kann internes mit externem Wissen verknüpft und gewinnbringend eingesetzt werden.
Das Resultat: mehr Produktivität und zufriedenere Mitarbeiter, die wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben erhalten!
Die unerkannte Chance: Kaum Unternehmen nutzen KI bereits für internes Wissensmanagement
Obwohl Künstliche Intelligenz in vielen Bereichen bereits etabliert ist, zeigt eine aktuelle bitkom-Analyse, dass der Einsatz von KI im Bereich des internen Wissensmanagements mit nur 11 % noch stark hinter anderen Bereichen zurückbleibt.
Quelle: bitkom, 2025, visualisiert mit der AI Suite
Während Unternehmen das Potenzial von KI im Kundenkontakt und im Marketing weitgehend erkannt haben, bleiben andere Bereiche eher auf der Strecke. Viele Unternehmen nutzen die Vorteile und Effizienzgewinne von KI im Unternehmenskontext also noch nicht in vollem Umfang. Besonders im Umgang mit großen Datenmengen, Wissen und Informationen bietet sich die Technologie an, um diese schneller zu durchsuchen und zu durchblicken.
In vier Schritten Unternehmenswissen in die AI Suite integrieren
Um KI im Wissensmanagement nutzen zu können, muss KI auf die eigenen Unternehmensdaten zugreifen. In vier Schritten zeigen wir, wie Du die Verknüpfung innerhalb der AI Suite herstellen kannst.
Daten verbinden oder importieren: Mithilfe einer direkten Verbindung zu SharePoint oder dem Upload einzelner Dateien kann eine eigene Wissensdatenbank in der AI Suite angelegt werden. Die hinterlegten Daten werden durch die AI Suite ideal für die Abfrage von KI aufbereitet.
Definition eines KI-Assistenten: Erstelle nun einen persönlichen KI-Assistent, der bei wiederkehrende Aufgaben unterstützt oder Fragen zu einer Wissensdatenbank beantwortet. Beschreibe dafür die Rolle und Verhaltensweise des Assistenten.
KI erhält Zugriff auf Daten: Anschließend kannst Du dem Assistenten Zugriff auf eine oder mehrere Wissensdatenbanken ermöglichen. In Kombination mit den Instruktionen des Assistenten wird das Verhalten und das gewünschte maßgeblich beeinflusst.
Wissen suchen und nutzen: Bei Anfragen durch den Nutzer durchsucht der Assistent die angebundene Wissensdatenbanken nicht nur nach Stichwörtern sondern auch kontextuell. KI schafft es so in wenigen Sekunden passende Informationen zu finden und Fragen präzise zu beantworten. Statt Stunden mit Suchen zu verbringen, erhalten Teams passende Dokumente und Informationen sofort und können ihr Wissen untereinander effizient teilen.
Neugierig geworden? Erfahre mehr über Wissensdatenbanken und wie Du sie nutzen kannst in unserer Dokumentation.
Mit verschiedenen Features zu effizienteren Prozessen
Unsere AI Suite ist auf den Einsatz im Unternehmen ausgerichtet. Sie ermächtigt Dich mit vielen verschiedenen Features, Deine Produktivität und Effizienz langfristig und nachhaltig zu boosten. Zu den wichtigsten Features gehören:
KI-gestütztes Wissensmanagement: Intelligente Organisation und Verknüpfung von Unternehmensdaten maximieren die Effizienz.
Kontextbasierte Suche: Fortschrittliche KI-Algorithmen ermöglichen präzise Antworten in Sekunden statt Stunden.
Automatisierte Workflows durch Assistenten: Intelligente Automatisierung spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen.
Höchste Sicherheit: Enterprise-grade Sicherheitslösungen und Datenschutz nach deutschen Standards - kein KI-Training mit Euren Daten. Komplett DSGVO- und EU AI Act-konform und in der EU gehostet.
Team-Kollaboration: Nahtloses Arbeiten im Team fördert den Wissensaustausch und die Projektergebnisse. Einzelne Chats, Prompts oder Assistenten können problemlos untereinander geteilt werden, sodass jeder profitieren kann.
Analytics & Insights: Gewinne detaillierte Einblicke in die Nutzung des Wissens und die Implementierung der KI im Unternehmen.
Mehr Informationen über die Features unserer AI Suite findest Du auf unserer Website.
Befähigung der Nutzer ist zentral
Die Technologie selbst ist ein wichtiger Schritt, aber das Potential bleibt auf der Strecke, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie diese gewinnbringend einsetzen können. Wir haben immer wieder die Erfahrung gemacht, dass konkrete Anwendungsbeispiele, dedizierte Trainings und Schulungen, sowie eine intuitive, benutzerfreundliche Chat-Oberfläche zentral für den Erfolg von KI-Nutzung im Unternehmen sind. Sich die Zeit zu nehmen, KI nahbar darzustellen und die Menschen im Unternehmen in den Vordergrund zu stellen, ist ein wichtiges Anliegen für uns. Deshalb liefern wir nie bloß unsere Software, sondern kombinieren das mächtige Tool mit erprobten Beratungs- und Trainingsleistungen. Unternehmen profitieren dadurch schnell von einer innovativen Lösung, mit der sie aber zu keinem Zeitpunkt allein gelassen werden.
Sarah mit unserem Kunden Vossloh auf Road Show mit dem EdChat, Vosslohs personalisierter Version der AI Suite.
Fazit: Investition in die Zukunft
Eine Investition in effizientes Wissensmanagement mit KI ist nicht nur kosten- und zeiteffektiv, sondern verbessert auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Um in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen Künstliche Intelligenz als Schlüssel zur Optimierung ihrer Wissensmanagement-Prozesse betrachten. Die AI Suite bietet Unternehmen genau diese Möglichkeit. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass jeder Nutzer unabhängig von Erfahrungen mit Künstlicher Intelligenz gleichermaßen befähigt wird, die Software für seine individuellen Zwecke nutzen kann.
Möchtest Du mehr über effizientes Wissensmanagement mit der AI Suite erfahren?
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