Unternehmen verarbeiten täglich eine Flut von Verträgen. Die manuelle Prüfung ist dabei oft der Flaschenhals: Sie ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle dringender gebraucht werden.

Die gute Nachricht: Die Vertragsprüfung mit KI revolutioniert diesen Prozess. Statt stundenlangem Lesen scannt Künstliche Intelligenz Dokumente in Sekunden, identifiziert Risiken und extrahiert entscheidende Daten. Doch wie sieht das in der Praxis aus? In diesem Artikel zeigen wir, wie KI-Tools nicht nur Arbeit abnehmen, sondern echte Mehrwerte schaffen.

Wie profitieren Unternehmen von KI in der Vertragsprüfung?

KI ist kein Ersatz für juristische Expertise, aber der effizienteste Assistent, den man sich wünschen kann. Hier sind die drei stärksten Hebel für den Alltag:

• Der schnelle Überblick (Zusammenfassung): Du erhältst einen 30-seitigen Entwurf. Statt alles Wort für Wort zu lesen, verschafft Dir die KI in Sekunden einen Überblick über die Rahmendaten: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kündigungsfristen und Haftungsklauseln.

• Der präzise Vergleich (Diff-Check): Zwischen Version 1 und Version 2 eines Vertrags liegen oft nur kleine, aber entscheidende Änderungen. Die KI legt beide Versionen übereinander und markiert Abweichungen glasklar. So übersiehst Du kein Detail.

• Das Vier-Augen-Prinzip (Proofreading): Selbst erstellte Verträge leiden oft unter Betriebsblindheit. Die KI fungiert als objektiver Lektor, prüft auf Vollständigkeit und weist auf fehlende Standardklauseln oder Compliance-Risiken hin.

KI nutzen, um mehrere Verträge gleichzeitig zu analysieren

Schauen wir uns einen konkreten Use Case an, den viele Führungskräfte kennen: Du bist IT-Leiter eines produzierenden Unternehmens. Das Jahresende naht und Du musst eine „Inventur“ Deiner laufenden Software-Verträge machen (CRM, ERP, E-Mail-Dienste, KI-Tools).

Die Herausforderung: Du hast einen Ordner mit 20 verschiedenen PDF-Verträgen, jeder zwischen 7 und 12 Seiten lang. Dein Ziel: Eine saubere Excel-Tabelle mit allen Laufzeiten und Kündigungsfristen, um ungewollte Verlängerungen zu vermeiden. Manuell würde das Stunden dauern.

Die Lösung mit der AI Suite: In der AI Suite haben wir speziell für solche Fälle ein integriertes Tool: Wir nutzen das sogenannte Sheets-Feature, um die Daten aus den verschiedenen Verträgen vollautomatisch zu extrahieren und strukturiert in eine Tabelle zu überführen. Statt den ursprünglich aufgewendeten Stunden dauert dieser Prozess nur einige Sekunden.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur automatisierten Vertragsanalyse

Alles in die Wege zu leiten, um Deine Verträge automatisch zu extrahieren, dauert ebenfalls nur einige Minuten und lässt sich danach beliebig oft wieder verwenden. So setzt du den Prozess in auf:

1. Definiere Dein Ziel
   Lege in der AI Suite ein neues Sheet an. Überlege Dir kurz: Welche Daten brauche ich zwingend für meine Übersicht? In unserem Fall sind das u.a.:

   • Auftragnehmer (Wer ist der Anbieter?)

   • Vertragsgegenstand (Welche Software?)

   • Datum des Vertragsschlusses

   • Vertragsdauer & Kündigungsfrist

     
     

2. Lege fest, wie die Daten aussehen, die extrahiert werden sollen
   Für jede gewünschte Information legst Du eine eigene Spalte an. Hinter jeder Spalte hinterlegst Du einen kurzen Prompt (Anweisung), z. B.: "Extrahiere das Datum, an dem der Vertrag unterzeichnet wurde."

Sheets Konfiguration in der AI Suite: links werden die benötigten Daten definiert (z.B. Titel, Datum, Auftragnehmer) und rechts lässt sich jedes dieser Felder mit einem Prompt spezifizieren.

3. Beobachte die Batch-Verarbeitung der Verträge
   Jetzt kommt die Magie: Du musst die Verträge nicht einzeln öffnen. Ziehe alle PDF-Dateien einfach per Drag-and-Drop in Dein Sheet. Die AI Suite startet sofort mit der Analyse und listet die vorher definierten Daten nach dem individuellen Schema auf.

Nach der Konfiguration können die Dokumente einzeln oder alle gemeinsam in das Sheet gezogen werden. Nach einigen Sekunden erfolgt die Datenextraktion. Das fertige Sheet sieht dann so aus.

4. Analysiere und exportiere Dein Sheet
   Die KI geht jeden Vertrag einzeln durch und füllt Deine Tabelle Zeile für Zeile aus. Das dauert – je nach Menge – nur wenige Sekunden bis Minuten. Das Ergebnis: Eine vollständig ausgefüllte Tabelle mit allen wichtigen Eckdaten.

   
   

5. Abschluss
   Exportiere die Daten als Excel-Datei (.xlsx) oder CSV. Fertig ist Deine Inventur - in nur wenigen Minuten, auch wenn Du das Sheet erst noch definieren musst.

Vertragsversionen mit KI vergleichen - nie wieder stundenlanges "Finde den Fehler"

Jeder, der schon einmal Vertragsverhandlungen geführt hat, kennt den Schmerz: Man schickt einen Entwurf raus (Version 1.0) und bekommt eine Woche später eine bearbeitete Version (Version 1.1) zurück. Wurden Änderungen markiert? Hoffentlich. Wurde vielleicht doch heimlich ein Satz in Absatz 14 gestrichen? Schwer zu sagen, ohne noch einmal minutiös beide Versionen nebeneinander zu lesen.

Hier spielt KI ihre Stärke als unbestechlicher Prüfer aus. Anstatt zwei Dokumente mühsam auf zwei Bildschirmen nebeneinander zu scrollen, gibst Du beide Versionen dem Assistenten “Verträge vergleichen” in der AI Suite.

Ansicht des Assistenten mit speziellen Instruktionen für den Vergleich von Verträgen in der Assistenten-Übersicht in der AI Suite

Dieser Assistent ist genau auf den beschriebenen Use Case spezialisiert. Dafür hat er spezielle Instruktionen erhalten, die das Verhalten definieren und die Güte der Antworten sicherstellen:

Rolle und Ziel: Du bist ein Experte für juristische Sachverhalte. Dein Ziel ist es dem Nutzer zu helfen, die Änderungen zwischen zwei Vertragsversionen einfach erkennen zu können. Dafür wirst du die beiden Vertragsversionen paragrafenweise vergleichen und die Unterschiede klar herausstellen.

**Definitionen:**
Vertragsversion A = alte Version des Vertrags, z.B. Version 1
Vertragsversion B = neue Version des Vertrags erkennbar an der höheren Versionsnummer, z.B. Version 2

**Verhaltensleitlinien:** Kommuniziere professionell und neutral in formeller Sprache. Verwende präzise juristische Terminologien und vermeide irrelevante Kommentare. Priorisiere Klarheit und Nachvollziehbarkeit.

**Schritt-für-Schritt-Anleitung:**

Die Nutzung dieses Assistenten “Verträge vergleichen” ist sehr simpel: Durch die definierten Instruktionen muss nicht jedes Mal erklärt werden, was der Assistent zu tun hat, sondern Du kannst direkt mit dem Vergleich beginnen: Lade dazu einfach zwei Vertragsversionen im Chat hoch und der Assistent startet sofort mit seinen Analysen.

Wie in den Instruktionen definiert, erstellt der Assistent eine Tabelle, in der die Unterschiede der beiden Verträge aufgelistet werden. Diese lässt sich problemlos in Excel oder CSV exportieren.

Der schnelle Weg: Vertragsanalyse mit KI im Chat

Du hast einen konkreten Vertrag auf dem Tisch und eine dringende Frage? Dafür musst Du keine aufwendigen Datenbanken anlegen oder Sheets und Assistenten erstellen. Stattdessen kannst Du Deine Frage im Chat stellen und den Vertrag einfach an Deinen Prompt anhängen:

• Workflow: Öffne den Chat, lade die PDF per Drag-and-Drop hoch und stelle Deine Frage.

• Beispiel: "Enthält dieser Dienstleistungsvertrag eine Klausel zur automatischen Verlängerung?" oder "Fasse die Haftungsrisiken in drei Stichpunkten zusammen."

• Ergebnis: Du hast die Antwort sofort, ohne das Dokument komplett lesen zu müssen.

Der strategische Weg: Deine eigene Vertrags-Wissensdatenbank

Du arbeitest besonders viel mit Verträgen und möchtest Fragen stellen, die alle Deine Verträge betreffen? Zum Beispiel: "Mit welchen Lieferanten haben wir Zahlungsziele von weniger als 30 Tagen vereinbart?"

Das funktioniert am Besten und Zuverlässigsten über einen KI-Assistenten mit verknüpfter Wissensdatenbank.

Schritt 1: Lege in der AI Suite eine Wissensdatenbank (Knowledge) an, z. B. "Vertragsarchiv 2024".

Schritt 2: Lade alle deine Verträge dort hinein. Die KI indexiert das Wissen darin.

Schritt 3: Erstelle einen Assistenten (z. B. "Legal Bot") und verknüpfe ihn mit diesem Speicher. So erhält der Assistent permanenten Zugriff auf die dort hinterlegten Daten, bezieht neu hinzugefügte Verträge automatisch und nutzt sie für die Generierung von Antworten.

Der Nutzen: Du kannst nun mit Deinem gesamten Vertragsarchiv chatten wie mit einem Kollegen, der jedes einzelne Dokument auswendig kennt. Das ist ideal für Audits, Due-Diligence-Prüfungen oder Budgetplanungen.

Ansicht der Wissensdatenbank "Vertragsarchiv 2024", in die alle relevanten Verträge problemlos via Integration (z.B. SharePoint) oder per Drag-and-Drop eingefügt werden können.

Worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie KI in der Vertragsprüfung einsetzen wollen

KI ist mächtig, aber kein Selbstläufer. Wer Verträge automatisiert prüfen lässt, sollte drei goldene Regeln beachten:

1. Datenschutz ist nicht verhandelbar: Lade niemals vertrauliche Verträge in öffentliche, kostenlose KI-Tools (wie die Gratis-Version von ChatGPT), die Deine Daten zum Training nutzen können. Nutze geschlossene Enterprise-Umgebungen wie die AI Suite, wo Deine Daten Dir gehören und DSGVO-konform verarbeitet werden.
   
   

2. Human-in-the-loop (Der Mensch entscheidet): KI ist ein Assistenzsystem, kein Richter. Die KI-Nutzung spart wichtige Zeit in der Vorarbeit: sie bereitet die Entscheidung vor, extrahiert Fakten und weist auf Risiken hin. Die finale Unterschrift und die rechtliche Bewertung sollten aber immer durch einen kompetenten Mitarbeitenden erfolgen.
   
   

3. Kontext ist King: Eine KI erkennt Wörter, aber manchmal fehlt ihr der geschäftliche Kontext. Prüfe die Ergebnisse daher immer auf Plausibilität. Ein guter Prompt ("Act as a Senior Legal Counsel") hilft der KI, die richtige "Brille" aufzusetzen und ihre Rolle besser zu verstehen, damit sie Dir genau das liefern kann, was Du benötigst.

Warum die synsugar AI Suite?

Es gibt viele KI-Tools, aber bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen brauchst Du mehr als nur einen Chatbot. Die synsugar AI Suite wurde speziell für den produktiven Einsatz im Unternehmen entwickelt:

• Alles in einem Tool: Egal, ob Du Massendaten extrahieren willst (Sheets), schnell ein Dokument prüfen (Chat) oder ein dauerhaftes Experten-System aufbauen willst (Assistenten & Knowledge Stores) – Du musst die Plattform nicht wechseln.

• Datensouveränität: Wir verstehen die Anforderungen europäischer Unternehmen an Datenschutz und Sicherheit.

• Einfachheit: Du musst kein IT-Experte sein. Unsere UI ist so intuitiv, dass Fachabteilungen sofort loslegen können – ohne lange Schulungen.

Fazit: KI-Einsatz in der Vertragsprüfung macht einen entscheidenden Unterschied

Der Prozess der Vertragsprüfung hat großes Potenzial, durch den Einsatz von KI an den richtigen Stellen maßgeblich optimiert zu werden - besonders für Unternehmen, die in dieser Hinsicht effizienter und fehlerfreier arbeiten möchten.

Die Möglichkeiten, die die AI Suite Unternehmen in der KI-gestützten Vertragsprüfung liefert, bringen klare Wettbewerbsvorteile mit sich. Nicht nur können mehrere Verträge zeitgleich und automatisch analysiert oder spezifische Informationen im Handumdrehen abgerufen werden - auch verschiedene Vertragsversionen können mit geringem Aufwand und hoher Qualität verglichen werden.

Dank fortschrittlichen und datenschutzkonformen KI-Tools wie der synsugar AI Suite können Unternehmen daher nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität ihrer Vertragsanalysen steigern.